Informējam, ka ir uzsākta jaunas dokumentu vadības sistēmas NAMEJS ieviešana Iekšlietu ministrijas iestādēs. Aicinām iepazīties ar jautājumu un atbilžu sadaļu, lai iepazītu un labāk izprastu jaunās dokumentu vadības sistēmas ieviešanas procesu un lietderību, kā arī savu lomu sistēmas ieviešanā. 

 

JAUTĀJUMI UN ATBILDES

1. Kāpēc ir nepieciešams nomainīt esošo dokumentu vadības sistēmu?

Esošā dokumentu vadības sistēma “Docsvision” nodrošina dokumentu aprites procesu norisi Iekšlietu ministrijas (turpmāk – IeM) resora iestādēs jau vairāk nekā 15 gadus, tās ieviešana tika uzsākta 2005. gadā. Pa šo laiku ir būtiski mainījies dokumentu aprites process – strauji pieaudzis apstrādājamo dokumentu skaits, prasības drošībai un atvērtībai, mainījušies lietotāju ieradumi un prasības. Lai nodrošinātu IeM dokumentu vadības sistēmas atbilstību mūsdienu prasībām, kā arī lietotāju ērtību un ikdienas darbu raitāku norisi, tika pieņemts lēmums ieviest jaunu dokumentu vadības sistēmu – mūsdienīgu un drošu risinājumu, kas kalpotu par pamatu turpmākai dokumentu aprites procesu digitalizācijai.

2. Kāda dokumentu vadības sistēma ir izvēlēta?

Iepirkuma procedūras rezultātā ir noslēgts līgums par Latvijā izstrādātas dokumentu vadības sistēmas “NAMEJS” ieviešanu, piegādātājs – A/S “RIX Technologies”. “NAMEJS” ir viena no izplatītākajām dokumentu vadības sistēmām Latvijas valsts pārvaldes iestādēs. To lieto Aizsardzības ministrijā, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijā, Ekonomikas ministrijā, Valsts ieņēmumu dienestā un daudzās citās iestādēs.

3. Kā notiks pāreja uz jaunu dokumentu vadības sistēmu?

Ņemot vērā IeM resora mērogu un darba specifiku, nav iespējams visās iestādēs nodrošināt vienlaicīgu pāreju no esošās dokumentu vadības sistēmu uz jaunu. Dokumentu vadības sistēmas “NAMEJS” ieviešana sāksies ar pilotprojektu IeM (centrālajā aparātā) un IeM Informācijas centrā, nodrošinot ieviešanas procesa pielāgošanu un tehniskās infrastruktūras sagatavošanu. Jaunās dokumentu vadības sistēmas ieviešana pārējās iestādēs notiks pakāpeniski līdz 2022. gada 2. ceturksnim.

4. Kad notiks pāreja uz jaunu dokumentu vadības sistēmu manā iestādē?

Dokumentu vadības sistēmas ieviešana plānota saskaņā ar šādu grafiku (NAMEJS dokumentu vadības sistēmas lietošana iestādē sākas pēc ieviešanas termiņa beigām)[1]:

N.p.k.

Iestāde nosaukums

Ieviešanas termiņš

1.

IeM

Pilotprojekts

18.01.2021. – 12.04.2021.

2.

IeM Informācijas centrs

3.

Valsts policija

15.03.2021. – 11.04.2022.

4.

Nodrošinājuma valsts aģentūra

15.03.2021. – 15.09.2021.

5.

Iekšējas drošības birojs

6.

Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde

15.04.2021. – 31.12.2021.

7.

Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienests

8.

Valsts robežsardze

15.04.2021. – 11.04.2022.

9.

IeM Veselības un sporta centrs

14.05.2021. – 31.12.2021.

10.

VSIA “Iekšlietu ministrijas poliklīnika”

14.05.2021. – 15.09.2021.

5. Kurš nodrošinās jaunās dokumentu vadības sistēmas ieviešanu iestādēs?

Dokumentu vadības sistēmas ieviešanu katrā iestādē nodrošinās īpaši izveidota iestādes darbinieku vai amatpersonu, kuri ir kompetenti lietvedības organizācijas jautājumos, darba grupa. Darba grupas pienākumos ietilpst dokumentu aprites biznesa procesu (t.sk. perspektīvo vai pilnveidojamo) aprakstīšana, ieviešanas pasākumu īstenošana (piemēram, informācijas sagatavošana, piekļuves tiesību definēšana, sākotnēja testēšana utt.), ieviešanas procesa kontrole, uzlabojošo priekšlikumu un pilnveidojumu definēšana. Raitākai ieviešanas procesa norisei darba grupa varēs iesaistīt uzdevumu izpildē arī citus darbiniekus un amatpersonas. IeM un IeM IC gadījumos nodarbināto iesaiste ieviešanas darba uzdevumu pildīšanā nebija nepieciešama, tomēr lielās iestādēs darbu apjoms var pārsniegt darba grupas kapacitāti.

Ieviešanas procesa organizāciju IeM resorā nodrošina IeM IC, uzrauga un vada IeM augstāka vadība, atbalstu, palīdzību, sistēmas konfigurēšanu un tehniskās infrastruktūras sagatavošanu nodrošina A/S “RIX Technologies” un IeM IC speciālisti.

6. Kāda būs mana loma ieviešanas procesā, kas man būs jādara?

Jaunās dokumentu vadības sistēmas ieviešana IeM resorā skars gandrīz katru nodarbināto, kuri ikdienā strādā ar datoru. Darbiniekiem būs jāseko līdzi aktuālajai informācijai par dokumentu vadības sistēmas ieviešanu iestādē, jāiesaistās par dokumentu vadības sistēmas ieviešanu iestādē atbildīgās darba grupas norādījumu un uzticēto uzdevumu izpildē (gadījumā, ja tādi tiks noteikti), godprātīgi un aktīvi jāpiedalās apmācībās, jāpalīdz kolēģiem iesaistīties un apgūt jaunās dokumentu vadības sistēmas lietošana, jāseko līdzi aktuālajai informācijai par dokumentu vadības sistēmas ieviešanu iestādē.

7. Kad un kādā formā notiks apmācības?

Katrā iestādē apmācību datums tiks noteikts atkarībā no ieviešanas procesa progresa, informācija par apmācību organizēšanu tiks laicīgi nosūtīta visiem sistēmas lietotājiem. Ņemot vērā aktuālās epidemioloģiskas drošības prasības, tiks noteikta apmācību forma un organizēšanas veids. IeM un IC pieredze pierāda attālināto apmācību ērtību un kvalitāti. Apmācības paredz vairākas apmācības programmas ar atšķirīgu saturu un apmācību ilgumu – lietotājiem, lietvežiem, vadītājiem, augsta līmeņa vadītājiem. Apmācību materiāli un sistēmas lietošanas instrukcijas būs pieejamas uzreiz pēc apmācību pabeigšanas.

8. Vai tiks nodrošināta testa vide?

Īsi pirms apmācību uzsākšanas katram sistēmas lietotājam tiks nodrošināta piekļuve testa videi, kur būs iespēja droši izmēģināt visas sistēmas funkcijas. Testa vide būs pieejama visiem interesentiem līdz dokumentu vadības sistēmas “NAMEJS” ieviešanas ekspluatācijā konkrētajā iestādē.

9. Kas notiks ar esošo dokumentu vadības sistēmu “DocsVision”?

Jaunā dokumentu vadības sistēma pakāpeniski nomainīs esošo, tomēr pārejas periodā dokumentu vadības sistēmas “NAMEJS” un “Docsvision” strādās paralēli. Iestādēs, kur jaunā dokumentu vadības sistēma jau būs ieviesta, esošās sistēmas dokumentu nosūtīšanas, saņemšanas, saskaņošanas un citas funkcijas tiks atslēgtas. “Docsvision” būs pieejams visiem lietotājiem kā dokumentu arhīvs – līdz pat tajā esošā pēdējā dokumenta glabāšanas termiņa beigām.

10. Vai jaunajā sistēmā būs iespējams veikt izmaiņas dokumentu aprites procesos?

Arī pēc jaunas sistēmas ieviešanas ekspluatācijā būs iespējams veikt izmaiņas dokumentu aprites biznesa procesos. Ja gadās, ka pēc sistēmas ieviešanas ekspluatācijā ir nepieciešams pilnveidot vai uzlabot kādu no jau definētajiem biznesa procesiem, to būs iespējams izdarīt sadarbībā ar IeM IC speciālistiem. Iniciatīva par biznesa procesu modernizāciju ir sagaidāma no konkrētām iestādēm, jo tās vislabāk pārzina savu darba specifiku un vajadzības.   

11. Kā tiks nodrošināta piekļuve jaunajai sistēmai?

Dokumentu vadības sistēmas “NAMEJS” ir tīmekļa balstīts risinājums, lietotāji pieslēgsies sistēmai, izmantojot sev ērtāko tīmekļa pārlūku. Esošie "DocsVision" lietotāji tiks automātiski pārvirzīti uz jauno sistēmu, saglabāsies esošais lietotājvārds, tomēr parole būs jauna. Izmaiņas lietotāju sarakstos vai statusā (piemēram, prombūtne) tiks veiktas automātiski, balstoties uz IeM HORIZON sistēmas datiem. Pieslēgšanās sistēmai, tāpat kā tagad, būs iespējama no IeM iekšējā tīkla vai izmantojot drošo VPN pieslēgumu.

Informācija par pieslēgšanos sistēmas testa un produkcijas vidēm tiks nodrošināta īsi pirms apmācību uzsākšanas. Pieslēgšanās sistēmas produkcijas videi būs pieejama lietotājiem brīdī, kad tiks pabeigti visi ieviešanas darbi.

12. Vai jaunajai sistēmai ir mobilā versija?

Dokumentu vadības sistēmai “NAMEJS” ir mobilā versija, kura ir paredzēta attēlošanai mazāka izmēra un skārienjūtīgos ekrānos.

13. Kam var uzdot jautājumus par dokumentu vadības sistēmas ieviešanas procesu manā iestādē?

Katras iestādes par dokumentu vadības sistēmas ieviešanu atbildīgā darba grupa noteiks saziņas un komunikācijas kārtību (piemēram, iestādes iekštīkla tīmekļvietne, e-pasts), kā arī kontaktpersonas, kuras atbildēs uz jautājumiem par sistēmas ieviešanas procesu.

 


[1] norādītie termiņi var mainīties dokumentu vadības sistēmas NAMEJS ieviešanas laikā